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MASTER 2000

Políticas de recolección y tratamiento de datos personales Colegio Londres S.A.S

COLEGIO LONDRES S.A.S. Sociedad legalmente constituida mediante Documento privado del 28 de agosto de 1989, inscrita en la CAMARA DE COMERCIO ABURRA SUR, con Matrícula Mercantil No. 00009030, con domicilio principal en Sabaneta y con Número de Identificación Tributaria (NIT) 800.085.711-5 presenta a todos sus proveedores, clientes, empleados y el público en general su POLÍTICA DE RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

INTRODUCCIÓN

A continuación se presenta la política de recolección y tratamiento de datos personales de conformidad con la Ley Estatutaria 1581 de 2012. COLEGIO LONDRES S.A.S teniendo en cuenta su condición de responsable del tratamiento de datos, se permite formular el presente texto con el fin de dar cumplimiento a la regulación vigente y definir el marco para la atención de consultas y reclamos acerca del tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje. El derecho al Hábeas Data de acuerdo con la ley es el que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada y con él se garantiza a todos los ciudadanos poder de decisión y control sobre su información personal, en este sentido, COLEGIO LONDRES S.A.S procede a definir estas políticas teniendo en cuenta que para el desarrollo de su objeto, recopila y trata datos personales. El Marco Legal definido será el siguiente:

  • Constitución Política, artículo 15.
  • Ley 1266 de 2008 Ley 1581 de 2012
  • Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010,
  • Decreto Reglamentario parcial No 1377 de 2013
  • Sentencias de la Corte Constitucional C – 1011 de 2008, y C – 748 del 2011

COLEGIO LONDRES S.A.S podrá modificar en cualquier momento las condiciones aquí determinadas, siendo debidamente publicadas como aquí aparecen.

  1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN:

COLEGIO LONDRES S.A.S, con personería jurídica, autonomía administrativa y financiera y patrimonio propio.

Dirección: CR 32 NRO. 81A SUR 91

Teléfono: (574) 444 71 24

Correo electrónico: colegiolondres@gmail.com

Somos una Institución educativa que ofrece servicios de educación preescolar, básica y media académica, que contribuye a la formación de personas buenas y útiles a la sociedad.

2 .DEFINICIONES:

BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

DATO PERSONAL: Cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse a una persona natural o jurídica.

DATO PÚBLICO: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Dicha información será manejada por la Direcciones de Talento Humano, de Admisiones y de Secretaría Académica.

DATO SENSIBLE: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. Dicha información será manejada por la Direcciones de Talento Humano, de Admisiones y de Secretaría Académica.

DATO INDISPENSABLE: Se entienden como aquellos datos personales de los titulares imprescindibles para llevar a cabo la actividad de educación en docencia. Los datos de naturaleza indispensable deberán ser proporcionados por los titulares de los mismos o los legitimados para el ejercicio de estos derechos.

AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS: Es la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan.

HABEAS DATA: Derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o Tratamiento de los datos.

TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

  1. PRINCIPIOS:

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de 2012 , se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios rectores:

PRINCIPIO DE LA LEGALIDAD: El Tratamiento de datos es una actividad regulada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y las demás disposiciones que la desarrollen.

PRINCIPIO DE FINALIDAD: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular. En lo correspondiente a la recolección de datos personales, COLEGIO LONDRES S.A.S se limitará a aquellos datos que sean pertinentes y adecuados para la finalidad con la cual fueron recolectados o requeridos; la rectoría, secretarias, coordinación administrativa, admisiones, contabilidad etc., deberán informar al titular el motivo por el cual se solicita la información y el uso específico que se le dará a la misma.

PRINCIPIO DE LIBERTAD: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso, e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

PRINCIPIO DE SEGURIDAD: La información sujeta a tratamiento por COLEGIO LONDRES S.A.S, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: El COLEGIO LONDRES S.A.S está obligada a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

  1. GENERALIDADES:

BASES DE DATOS

El COLEGIO LONDRES S.A.S ha definido sus bases de datos de acuerdo con las características del público que atiende: estudiantes, padres de familia, docentes, empleados, proveedores de servicios profesionales, bienes y servicios, cada base de datos se registra de forma independiente en el sistema de información y tiene establecida claramente su finalidad.

TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

El tratamiento de la información tiene tres niveles: 1. Ingreso de los registros. 2. Solicitud de la autorización o no de su tratamiento. 3. Autorización del uso de los datos personales, para las finalidades descritas tanto en la política como en la autorización.

RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN:

La información se obtendrá de forma física:

A los titulares nuevos: En la medida en que ingresan al sistema del El COLEGIO LONDRES S.A.S se les solicitará el diligenciamiento de la autorización.

A los titulares antiguos: Se les enviará a la dirección que aparece en la base de datos, el formato de autorización.

USO:

El uso que el COLEGIO LONDRES S.A.S le dará a la información que suministra el titular, será únicamente para los fines descritos a continuación:

Informativos: Para dar a conocer los temas relacionados con el programa educativo.

Publicitarios: Para promocionar nuevos sistemas o desarrollos educativos que el colegio implementa.

Educativos: Para orientar a la institución en los aspectos necesarios para el cumplimiento de sus fines.

Formativos: Para dar a conocer los eventos académicos, publicaciones.

ALMACENAMIENTO:

El almacenamiento de la información se realizará de manera electrónica, en formatos PDF.

CIRCULACIÓN:

El flujo de la información contenida en la base de datos, solo puede ser utilizada dentro del Colegio El COLEGIO LONDRES S.A.S para los fines que se recolectó, tal como está descrito en la Política de Tratamiento de la Información Personal, bien sea para temas Informativos, Publicitarios, Educativos,  Formativos, ya que está expresamente prohibido transferir información contenida en las bases de datos, a terceros no autorizados.

SUPRESIÓN:

La eliminación de la información suministrada por parte del titular que se encuentre en las bases de datos del El COLEGIO LONDRES S.A.S, se hará, cuando éste expresamente lo solicite, indicando de manera expresa que no le interesa recibir ninguna clase de comunicación, y que desea que no continúe con el tratamiento de sus datos.

REPORTES:

El reporte de novedades debe hacerse ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Ello está a cargo del oficial de protección de datos, el cual tiene como finalidad reportar las novedades de los reclamos presentados por los titulares y los incidentes de seguridad que afectan la información personal.

  1. DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al El COLEGIO LONDRES S.A.S en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

Ser informado por El COLEGIO LONDRES S.A.S, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

  1. DERECHOS DE LOS NIÑOS Y ADOLESCENTES

En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

  1. DEBERES DEL El COLEGIO LONDRES S.A.S.

Son deberes de la institución los siguientes, sin perjuicio de las disposiciones previstas en la ley:

Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.

Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular.

Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.

Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.

El COLEGIO LONDRES S.A.S hará uso de los datos personales del titular solo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre de datos personales.

  1. EL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país y será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos. Una vez el Gobierno Nacional reglamente la información mínima que debe contener el Registro, y los términos y condiciones bajo los cuales se deben inscribir en éste, El COLEGIO LONDRES S.A.S aportará a la Superintendencia de Industria y Comercio las bases de datos sujetas a tratamiento en el tiempo indicado.

  1. AUTORIZACIONES Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, en el tratamiento de datos personales del titular se requiere la autorización previa e informada de éste, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

  1. EVENTOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL TÍTULAR DE LOS DATOS PERSONALES

La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos:

Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

Datos de naturaleza pública.

Casos de urgencia médica o sanitaria.

Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

  1. LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DEL TITULAR

Los derechos de los titulares establecidos en la Ley podrán ejercerse por las siguientes personas:

Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición del El COLEGIO LONDRES S.A.S

Por los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.

Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento

Por estipulación a favor de otro o para otro. Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

  1. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO

El tratamiento para los datos personales indispensables de estudiantes, padres de familia, docentes, trabajadores y/o contratistas, egresados estará enmarcado en el orden legal y en virtud de la condición del colegio como Institución de Educación preescolar, básica y media vocacional, y serán todos los necesarios para el cumplimiento de la misión institucional de docencia, investigación y extensión. Para el caso de datos personales sensibles, se podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:

El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial

El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares. El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos: 1. que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. 2. que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. El COLEGIO LONDRES S.A.S velará por el uso adecuado del tratamiento de los datos personales de los niños, niñas o adolescentes

  1. PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN

La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá suministrarse a las siguientes personas:

A los titulares, sus causahabientes (cuando aquellos falten) o sus representantes legales.

A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

A los terceros autorizados por el titular o por la ley.

  1. PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

El COLEGIO LONDRES S.A.S ha designado como área responsable de velar por el cumplimiento de esta política a la  Secretaría Académica. Esta dependencia estará atenta para resolver peticiones, consultas y reclamos por parte de los titulares y para realizar cualquier actualización, rectificación y supresión de datos personales, a través del correo electrónico colegiolondres@gmail.com

  1. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES

Consultas:

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en El COLEGIO LONDRES S.A.S quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará a través del correo colegiolondres@gmail.com La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos:

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante El COLEGIO LONDRES S.A. el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a la institución por el correo electrónico colegiolondres@gmail.com.  Con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el correo con el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta “reclamo en trámite” y el motivo del mismo en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Petición de actualización, rectificación y supresión de datos. El COLEGIO LONDRES S.A.S rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el titular allegará la solicitud al correo electrónico indicando la actualización, rectificación y supresión del dato y aportará la documentación que soporte su petición. d) Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato. Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual, para ello El COLEGIO LONDRES S.A.S pondrá a disposición del Titular el correo electrónico colegiolondres@gmail.com . Si vencido el término legal respectivo, La institución, según fuera el caso, no hubieran eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.

16. VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN:

La presente Política entra en vigencia a partir de su aprobación, Se articularán las acciones conducentes a la protección de datos personales dentro del El COLEGIO LONDRES S.A.S el cual realizará revisiones periódicas de la correcta ejecución de la Política. La versión aprobada de esta Política se publicará en la página oficial del El COLEGIO LONDRES S.A.S. Es un deber de los empleados, padres de familia y colaboradores conocer esta Política y realizar todos los actos conducentes para su cumplimiento, implementación y mantenimiento. La presente Política de Protección de Datos Personales fue aprobada el día 02 de octubre de 2017

Luis Antonio González Echeverri Alba Nury Giraldo Vélez

Representante legal Rectora

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